Все новости
Человек и его дело
12 Февраля 2022, 11:42

Кладовая памяти

12 февраля служба по делам архивов администрации городского округа город Агидель отмечает свое тридцатилетие.

Заведующая службой по делам архивов Лилия Хаматдинова.
Заведующая службой по делам архивов Лилия Хаматдинова.

Архив - это кладовая памяти нашего города. Задача современной архивной службы - хранить документы, оказывать государственные и муниципальные услуги, прикладывать усилия для того, чтобы каждый день вошел в историю.

Архив тоже имеет свою историю

 Решение Агидельского городского Совета народных депутатов Башкирской АССР об образовании Архивного отдела Агидельского горисполкома было принято в 1992 году в соответствии с указом президиума Верховного Совета Башкирской АССР «Об отнесении рабочего поселка Агидель Краснокамского района к категории городов республиканского подчинения». За эти годы архив претерпел несколько преобразований, последнее решение было принято в 2013 году - о преобразовании архивной службы в службу по делам архивов.

 Глубокое терпение и профессионализм архивистов нашего города достойны похвалы. За тридцать лет существования службы сменилось три руководителя: с 1992 по 2007 год заведующей была Расиля Гильфанова, с 2007 по 2019 год - Флорида Апкаликова, с конца 2019 года службой руководит Лилия Хаматдинова. С 2001 по 2020 год ведущим архивистом была Гульнара Насырова, за ней Ляйсан Ямалова, с 2021 года эту должность занимает Алсу Апсалямова.

Каким образом формируется архив

На сегодня муниципальный архив обеспечивает сохранность более 15 тысяч единиц хранения в 72 фондах. Список источников комплектования утверждается один раз в пять лет экспертной комиссией Управления по делам архивов и постановлением администрации городского округа. Всего в списке организаций-источников комплектования службы по делам архивов 24 организации, из них 5 государственных (2 федеральных, 3 республиканских), 18 - муниципальных и одно частное предприятие.

Список организаций обновили в декабре 2021 года. Список пополнили Центр бухгалтерского обслуживания, отдел жизнеобеспечения, «Спецавтохозяйство», школа №2, «Агидельводоканал» и Совет ветеранов.

Лилия Хаматдинова рассказала, что со всеми организациями, вошедшими в список, они ведут разъяснительную работу, приглашают на учебу, проводят методическое инспектирование - смотрят их ведомственные архивы. Здесь уместно вспомнить пословицу, говорит Лилия Разифовна: «По одежке встречают …». В данном случае документация организации и есть ее одежка. По тому, как она оформлена и передана на хранение, судят о компетенции организации. Поэтому были своевременно начаты серии методических семинаров «Архив - площадка взаимодействия».

 - Отрадно, что специалисты, которые отвечают за делопроизводство и архив, очень ответственны, откликаются на каждый запрос, положительно реагируют на замечания, - говорит Лилия Разифовна, - хотя во многих организациях нет должности архивиста.

 Как организовано хранение документов

В 2019 году помещения архивной службы расширились более чем в два раза. Новые помещения ввели в эксплуатацию в 2020 году. Четыре хранилища занимают площадь 184 кв. м. Вместимость архивохранилищ составляет 73680 единиц хранения, на сегодня они загружены на 19,8%. Положительный опыт по расширению площадей архивохранилищ отметили на коллегии Управления по делам архивов в рамках проведения рейтингования муниципальных архивов.

Фонды архива.
Фонды архива.

С января 2021 года все помещения архивохранилищ оснащены системой автоматического пожаротушения, современными системами пожарной и охранной сигнализации, тревожной кнопкой. Надо отметить, что такая система автоматического пожаротушения, как в нашем архиве, имеется только в семи муниципальных архивах республики. Двери в хранилищах огнеупорные, они автоматически блокируются в случае возникновения пожара. Полы покрыты керамогранитом.

 

Пульт управления пожарной и охранной сигнализацией.
Пульт управления пожарной и охранной сигнализацией.

Документы хранятся в специальных кожаных чемоданах, они приобретаются ежегодно. Все документы закортонированы - это защищает их от влаги и солнечных лучей. Если в хранилищах имеются окна, то они затемнены жалюзи. Негативы хранятся в железных шкафах в специальных коробах. Температурно-влажностный режим поддерживается при помощи системы вентиляции и кондиционирования, контролируется при помощи специальных приборов - термогигрометров.

Термогигрометр показывает уровень влажности и температуру воздуха.
Термогигрометр показывает уровень влажности и температуру воздуха.

Основное хранилище архивисты планируют сделать только для документов постоянного, вечного хранения. А документы по личному составу перенесут в более светлые кабинеты, чтобы удобнее было с ними работать при составлении справок.

Подготовили проектно-сметную документацию по замене электричества, отоплению и покраске стен и пола в соответствии с нормативными требованиями.

 Фонды регулярно пополняются

 Муниципальный архивный фонд пополняется документами государственных и муниципальных учреждений, общественных организаций, личных фондов. Когда документы приносят в архив, их сразу не помещают в хранилища. Некоторое время они проходят «акклиматизацию» - привыкают к новым условиям хранения, лишь затем их распределяют по фондам. В основном востребованы фонды Управления строительства БашАЭС, управления механизации, АТП, Дирекции. Люди, работавшие в этих организациях, постепенно выходят на пенсию, и им нужны справки о заработной плате, о стаже работы.

Кстати, несмотря на то, что Агидель - самый молодой город республики, по количеству единиц хранения наш городской архив не уступает соседнему Краснокамскому району и городу Межгорье.

Цифровизация фондов

 Большая работа ведется по оцифровке фондов. В 2019 году приобрели визуализатор - прибор для сканирования и оцифровке архивных документов, который может сканировать документ любого размера. Старые номера нашей газеты, к слову, тоже отсканированы и оцифрованы. В декабре 2021 года внедрили программный продукт «Модуль хранения VIAR управления цифровыми копиями документов». Это новая техническая возможность для накопления, ответственного хранения и грамотного использования скан-образов архивных документов. Имеется также сканер для оцифровки негативов.

Визуализатор может отсканировать документ любого размера.
Визуализатор может отсканировать документ любого размера.

Бессменный фоторепортер Управления строительства БашАЭС и в целом города Вячеслав Козырев в свое время передал 8500 единиц хранения негативов. 850 из них уже описаны, но не были оцифрованы, на сегодняшний день оцифровали 431 единицу. Они уже востребованы и используются во время проведения экскурсий, выставок.

В прошлом году оцифровали нормативно-правовые акты администрации. На сегодняшний день отсканирована 561 единица хранения - это более 18 тысяч листов документов, в том числе и негативы.

Ведущий архивист Алсу Апсалямова проводит оцифровку документов с помощью визуализатора.
Ведущий архивист Алсу Апсалямова проводит оцифровку документов с помощью визуализатора.

В социальной группе ВКонтакте архивисты создали сообщество «Служба по делам архивов администрации городского округа город Агидель». Лилия Разифовна рассказала, что на сегодняшний день активно пополняются архивными документами рубрики «Фото из архива», «Документы излагают историю Агидели», «Листая старые подшивки газет». Продолжается работа над созданием виртуальных выставок.

 Использование архивных документов

 Прием обращений граждан сегодня осуществляется в основном через МФЦ и клиентскую службу отделения Пенсионного фонда г. Агидель.

 - Запросов много, они приходят и через электронную почту, и через портал «Открытая республика», и через Госуслуги, - говорит Лилия Разифовна. - Несмотря на то, что срок изготовления справок - 30 дней, мы стараемся подготовить их раньше.

 В 2020 году в архиве открыли читальный зал, оснащенный компьютером с подведенным интернетом. Сюда приходят школьники, студенты, которые пишут исследовательские и поисковые работы. В планах - создать выставочный зал для проведения экскурсий для школьников и студентов. Архивисты много сил вкладывают для популяризации архивных документов и архивной отрасли в целом. Так, в 2020 году ученица башкирской гимназии Фарида Разетдинова стала лауреатом конкурса научно-исследовательских генеалогических работ на тему «Мы - летописцы великой Победы». Основными источниками для написания работы стали документы и фотографии, хранящиеся в личном фонде Героя Советского Союза Абдуллы Шагиева в городском архиве, устные воспоминания родственников участника Великой Отечественной войны.

Читальный зал.
Читальный зал.

В 2021 году архивисты помогли школьникам при подготовке материалов для участия в конкурсе «История моей семьи в архивных документах», посвященном Всероссийской переписи населения. На сегодняшний день идут подготовительные работы учащейся школы №2 Гаяновой Эндже для участия в V открытом республиканском конкурсе научно-исследовательских работ на тему «Мои предки – «Северные амуры».

Экскурсия для школьников.
Экскурсия для школьников.

 - У нас регулярно проходят практику студенты АФ УТЭК, Института истории и государственного управления (специальность – архивоведение). Это усердные, терпеливые и аккуратные студентки. Мы очень довольны их работой. Они делают большой объем работы по ремонту документов - подшить, перешить, ровно сложить листы, сделать обложки. Вообще, работа в архиве очень интересная, скрупулезная, требует большой усидчивости и аккуратности, - говорит Лилия Разифовна. - Поступательное движение в вопросах развития архивного дела в нашем городе происходит благодаря поддержке Совета городского округа, главы администрации городского округа. Во всех наших начинаниях нас поддерживает и помогает управляющий делами администрации Алексей Юрьевич Шурупов.

Успехи - это хорошо, но наши архивисты не почивают на лаврах. Каждый новый день они начинают с чистого листа, стараясь наполнять его новыми делами.

 

Автор:Ирина Вильданова
Читайте нас: